整理収納アドバイザーの書類整理術。「とりあえず」はむしろ二度手間。即「格納&破棄」を!

青木美詠子 書類 整理 棚

<クウネル・サロン>プレミアムメンバー青木美詠子さんに収納のコツを教わる連載。前回の整理収納のコツ。それでも私は紙の本が好き。スッキリ本棚の鉄則は「3割の空きスペース」に引き続き、放って置くと溜まってしまう書類の整理について。

デジタル化が進んでいるとはいえ書類は溜まってしまうもの

今回は、書類整理の話です。私も得意ではなく、やりたくないもののひとつですが。最近では書類をPDF化し、管理するアプリもあるそうですね。でも私はデジタルのみだと消える可能性が怖く、仕事の資料や手書きメモ類も多いので、まだアナログな紙での収納がメインです(パソコンやスマホ、サブスクの雑誌からは、スクショで保存も)。

いろいろな形状のクリアファイルを駆使します

青木美詠子 書類整理 本棚
最近、整理した、私の部屋の本棚。ファイルは仕事にも関連するものです。倒れにくくするのに、『無印良品』の〈PPファイルボックス 〉 を立てて使うのも便利。

上の写真(左下)のクリアファイル群は、仕事や日常でよく使うもの。ずっと前の本にも載せましたが、たぶん20年近くはこの収納方式です。

クリアファイル 書類整理 
同じジャンルに属するクリアファイル達をクリップで束ねます。
書類整理 整頓 ファイル
それだけだと正面からわからないので、シールに項目を書いて貼ります(ふせんの糊部分を切っても)。たとえば学校のプリントや、地域のお知らせなどを日付順に束ねたりすれば、冷蔵庫に貼った大量の紙も収納できるかも。
ファイル 整理 書類 掃除
情報や物品などのファイルはざっくり分け、投げ込み的でもいいので、「絶対ここにある」と所在を確定させます。パンパンになったら(ひどい……)、新しいファイルを机に置き、古いファイルを手前に抱え、抜き出しては不要なものを捨て、新しいほうに詰めるのが今のベスト。また1年後とかにやると、古くてもういらない紙が絶対出るので、わりと普通の厚みに戻ります。
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またTOP写真のようなファイルボックス収納も本当に便利。

取扱説明書 書類 整理 整頓 掃除 片付け
私は取扱説明書もわりに見るので、捨てずにボックスに。ネットでも見れますが、必要箇所を探すのが面倒で。
青木美詠子 収納 ボックス 書類 整理
ボックス内のクリアファイルには、ふせんをホッチキスで留めて。また取扱説明書の表には購入年などもメモ(修理依頼にも便利)。
青木美詠子 レシート 領収書 ファイル
レシートや領収書は、ジャバラ式で細かく分類。夫の分として『セキセイ』の<ドキュメントファイル>を追加購入。
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書類整理で分かったこと2つ

収納方法はこんな感じですが、書類整理で私が身に染みてわかったことを2つ。

1)「紙類はどこかに積み上げず、終着地点のファイルまで即、絶対入れる」

以前は領収書やDMなど、まとめて後でやろうと、手帳のあたりに束ねて置いていました。が、どんどん堆積。

すると「えーと、これはDM。これは領収書、これは……」とまた分類も必要で、「あれ?なんでいったん経由地みたいなとこにごっちゃに溜めて、わざわざ再度考えたり、仕分けたり、手間を増やしてるの?」と、はたと思ったのです。

それで日々、郵便ポストや財布から数枚出た紙を当日(せめて数日以内)に、「これは処分。これは領収書入れ、これはファイルに」と入れてしまえば、数分ですみ、いちばんラクとわかりました。

今ではその手帳付近に紙があると落ち着かず、早くやってしまいたいと思うほど。こうなれば、しめたものです。でもそこまで揺り戻しも多々あり、「また溜めてる!」もありましたが、徐々に「仕事の前だろうが、すぐやると数枚だ。ラク!」というのと、溜めた後のイヤな感じを思い出し、戻りたくなくて習慣化できたようです。

2)「書類整理の時間を真剣に確保し、小分けにやる」

整理に時間がかかる書類は気が重いのですが、たとえば「1時間をちゃんと確保し、このファイル1つだけやろう」とか思うと、案外早く終わったり、逆にどんどん続けられたりして成功体験が積み上がります。この嬉しさは、ほんとに格別。他の片付けでも「ちゃんと時間を確保」って重要です。

書類整理は人それぞれ、一筋縄ではいきませんが、小さな成功体験が増えれば、苦手意識も減ります。日頃から「余計な紙は即処分」という態度も、大いに自分を助けますよ。

結城アンナ 連載

【結城アンナさん BALMUDA The Store Aoyamaへ! 前編】「おもてなし感覚が楽しい!」見て、触れて、味わう、 新しいストア体験。Vol.5

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